Detalles

• La discriminación en materia de empleo es ilegal.

• La discriminación se produce cuando los miembros de un grupo (raza, sexo, edad, etc.) son tratados de manera diferente de los miembros de otros grupos.
• Si un tratamiento diferente se da a un empleado como individuo y no por ser miembro de un grupo, no es discriminación ilegal.  Si pueda ser otra cuestión de cumplimiento de leyes y reglamentos diferente, o bien, un asunto que el empleado desee tratar a través del proceso de quejas.
• Diferencia de trato se reconoce como discriminación cuando un grupo como un todo - en lugar de un individuo - recibe un trato diferente.

Preguntas y respuestas

P1 – Creo que me rechazaron para una promoción a causa de mi edad. ¿A quién puedo llamar en tal caso?

 R1 - Llame a la Coordinadora de Igualdad de Oportunidades/"American Disabilies Act" al (956) 381-2100. Esta oficina se ocupa de todas las cuestiones acerca de la discriminación.  

P2 - Mi supervisor (mujer) siempre me (hombre) critica por llegar tarde. Llego tarde porque tengo problemas con mi coche.

¿Los reglamentos contra la discriminación me protegen de esta crítica? ¿Con quién debo comunicarme con respecto?

R2 - Esta pregunta no es una cuestión de igualdad de oportunidades de empleo, siempre y cuando su supervisor trata a todos los empleados por igual.  Diferencias en el tratamiento, cuando se tolera la tardanza para las mujeres, pero no para los hombres puede sugerir una cuestión de igualdad de oportunidades de empleo. En ese caso, llame a la Coordinadora de Igualdad de Oportunidades en el Empleo/"American Disabilies Act" al (956) 381-2100. De lo contrario puede ser un asunto de la relación empresa/empleado que se debe referir al departamento de Recursos Humanos (956), 381-2551.

Referencias

Para obtener más información, favor de referirse a:

 La Coordinadora de Igualdad de Oportunidades en el Empleo/"American Disabilies Act" al (956) 381-2100.
HOP 2.2.1 Política contra la discriminación
HOP 2.2.3 Política relativa a las acomodaciones para las personas con discapacidad

Detalles

Los registros de horas de los empleados con derecho a tiempo extra deben mostrar:

• Todas las horas trabajadas
• Horas ausentes pero compensadas - vacaciones, enfermedad, etc.
• El tiempo compensatorio

Ejemplo 1: Empleado "X" trabajó 48 horas durante la semana, y no estuvo ausente.  Son 8 las horas extras que se multiplican por 1,5 (uno y medio) para un total de 12 horas compensatorias.

Ejemplo 2: Empleado "Y" registró 44 horas durante la semana con 36 horas trabajadas y 8 horas de vacaciones. En este caso no hay horas extras ya que no pasó de 40 horas trabajadas.  Las 44 horas se pagan como horas normales.

Preguntas y respuestas
  

P1 - Soy un empleado "no exento." Me gusta completar todo mi trabajo cada día, así que a veces me quedo tarde para completarlo, pero pongo sólo ocho horas de trabajo en mi registro de horas. Mi supervisor está bien con eso - ¿está bien así?

R1 - No está bien.  Se debe de registrar con precisión, al más cercano cuarto de hora, todo el tiempo trabajado cada día. Al entregar su tarjeta de tiempo está certificando que el tiempo registrado es correcto. Si no es exacto se puede entender como falsificar un documento oficial de la Universidad, y usted puede quedarse sujeta a la disciplina. Por lo tanto, es necesario resolver esto con su supervisor y, o bien obtener el permiso para trabajar horas extras que se pagan, o limitar su tiempo de trabajo.

P2 - Soy un empleado exento. Debo registrar ocho horas de trabajo por cada día en mi tarjeta de tiempo?

R2 – No.  Los empleados "exentos" sólo registran ausencias tales como las vacaciones, ausencia por enfermedad, etc.

Referencias

   ¿Preguntas? Por favor de llamar al Departamento de Recursos Humanos en el (956) 381-2551 o
enviar un correo electrónico a: HRoffice@utpa.edu. Para obtener más información, favor de referirse a:

• HOP 7.6.1 Registro de tiempo, nómina y día de pago
• HOP 7.6.2 Registro de tiempo durante emergencias cuando la Universidad queda cerrada
• http://www.dol.gov/dol/allcfr/ESA/Title_29/Part_778/29CFR778.112.htm

El Departamento de Nóminas es también un recurso para información adicional: (956) 381-2558  

Detalles 

La Universidad anima a todo empleado y a todo miembro no-estudiante de la comunidad universitaria que cree que él o ella ha sido objeto de acoso y/o mala conducta sexual a informar inmediatamente del incidente, o al supervisor del individuo acusado, o al administrador en el nivel superior, o a la Coordinadora de Igualdad de Oportunidades/"American Disabilies Act", o a la Directora de Recursos Humanos.

Los estudiantes deben reportar acoso y/o mala conducta sexual a la Oficina de "Dean of Students."

Reportes de acoso y/o mala conducta sexual si usted no tiene evidencia directa:

• Con el fin de que las investigaciones de acoso y/o mala conducta sexual sean justas y efectivas, estas cuestiones deben ser planteadas por los individuos que fueron testigos directos o que tengan otra evidencia directa.

• En la mayoría de los casos, quejas basadas en información indirecta escuchada de otros no pueden investigarse efectivamente.

 Un supervisor que recibe una denuncia de acoso y/o mala conducta sexual debe consultar con la Coordinadora de Igualdad de Oportunidades/"American Disabilies Act" para decidir como investigársela mejor.

• Un supervisor no debe iniciar una investigación del asunto sin esta colaboración.

Preguntas y Respuestas

P1 - Mi compañera de trabajo me envía chistes a través del correo electrónico que contienen contenido ofensivo. He pedido que deje de hacerlo, pero sigue enviándomelos. ¿Qué puedo hacer?

R1 – Ya que los mensajes de correo electrónico han seguido después de su petición de que paren, infórmale prontamente  o a su supervisor o la Coordinadora de Igualdad de Oportunidades/"American Disabilies Act" al (956) 381-2100. Puede iniciarse una investigación para tomar las medidas indicadas.

P2 - Mi supervisor hace comentarios con lenguaje sexual claramente dirigido a mí. ¿Qué puedo hacer?

R2 - Usted debe pedirle a su supervisor que deje de hacer tales comentarios; sin embargo, si se siente cómodo tratándolo con su supervisor, infórmale prontamente a la Coordinadora de Igualdad de Oportunidades/"American Disabilies Act" al (956) 381-2100.

Referencias

Para obtener más información, favor de referirse a: 

• consulte al Manual de Procedimientos Operativos (HOP): 2.2.4 Acoso y/o mala conducta sexual
• Llamarle a la Coordinadora de Igualdad de Oportunidades/"American Disabilies Act" al (956) 381-2100

Detalles

Es natural que tenemos otros intereses que también piden nuestra lealtad:

• Nuestro bienestar personal
• Nuestras familias y amigos
• Otras organizaciones que servimos

Normalmente estos otros intereses no tienen conflictos con la lealtad que le debemos a UTPA y al público

Preguntas y Respuestas
 

P1 - Tengo mi propio negocio de artículos de oficina  y también trabajo tiempo completo para la Universidad. ¿Me pueden aprobar como proveedor por el Departamento de Compras a fin de los departamentos en al Universidad puedan ordenar artículos de oficina de mi negocio?
R1 – No.  Esta situación presenta un conflicto de intereses porque usted tiene un interés financiero en su propio negocio.

Referencias

Para obtener más información, favor de referirse a:

• HOP 2.4.2 - Conflictos de Intereses
• Los empleados también pueden ponerse en contacto con la Oficina del Vicepresidente de Asuntos de Negocios para examinar los posibles conflictos de intereses.

Detalles  

Reglas especiales definen como se debe de tratar a los siguientes casos de conflictos de interés comunes: 

• Negocios con organizaciones relacionadas
• Nepotismo
• Regalos y Propinas
• Uso de los recursos de la universidad
• Negocios e inversiones con entes relacionados
• Membresía en la junta directiva de otra organización
• Contribuciones y actividades políticas
• Aceptar dinero de los estudiantes
• Libros de texto escritos por miembros de la facultad

Las situaciones que son los temas de estas reglas son conflictos entre el interés individual de un empleado y el interés de la Universidad.

Más difícil de reconocer son los conflictos entre lo que es mejor para los estudiantes y el interés que tiene la Universidad en recibir un beneficio de un proveedor. (Véase a las Preguntas & Respuestas)

Preguntas y Respuestas
  

P1 - Qué es un ejemplo de un conflicto entre lo que es mejor para los estudiantes y el interés que tiene la Universidad en recibir un beneficio de un proveedor?

R1 - En 2007 salió a la luz pública que muchas universidades (no UTPA) recibían diversos beneficios de los prestamistas de préstamos estudiantiles a cambio de que fueran incluidos en listas de prestamistas recomendadas para los estudiantes. Los estudiantes confiaban en estas listas para elegir los prestamistas con quienes se negociaban.  Resultó que los prestamistas en las listas a veces eran los que dieron los mejores beneficios a las Oficinas de Ayuda Financiera, pero los términos más desfavorables en sus préstamos a los estudiantes.

Referencias

Para obtener más información, favor de referirse a:

• HOP 2.4.2 - Conflictos de Intereses
• Código del Gobierno de Texas Capítulo 572 Subcapítulo C
• Los empleados también pueden ponerse en contacto con la Oficina del Vicepresidente de Asuntos de Negocios para examinar los posibles conflictos de intereses.

Detalles
Negocios entre la Universidad y sus empleados:

Los empleados de la Universidad no deben de permitir negocios entre ella y su empresa propia u otro ente con que tenga una relación privada. El Presidente tiene que aprobar toda compra de la Universidad con tales entes, y el costo de tales movimientos tienen que ser menos de lo que sería  por cualquier otra fuente conocida.

Inversiones personales:

Los empleados de la Universidad no deben de hacer inversiones personales que creen un conflicto sustancial entre el interés privado y los intereses de la Universidad. Consulte al Oficial Institucional de Cumplimiento y Ética (Vicepresidente de Asuntos de Negocios) para resolver cualquier duda.

Preguntas y Respuestas
  

P1 - Soy un empleado de la Universidad, y también miembro de la junta directiva de una organización sin fines de lucro que ha recibido contrato del gobierno federal. Nos gustaría subcontratar con UTPA para parte del trabajo. ¿Cómo podemos hacer esto? R1 - Usted debe reportar la situación a través de su Vicepresidente al Oficial Institucional de Cumplimiento y Ética. Se establecerán medidas para aislar a usted de toda decisión de la Universidad que tenga que ver con el proyecto del subcontrato. Además, es posible que la Universidad pida que se reporte también a la agencia gubernamental a cargo del contrato para asegurar que los costos vayan a ser admisibles. P2 - Mi esposa tiene un negocio que vende suministros de limpieza a los mejores precios en el Valle. Le gustaría tener UTPA como un cliente. ¿Cómo se puede hacer esto?

R2 – La compra de suministros de limpieza de su esposa  sería considerada un negocio entre la Universidad y un empleado que requeriría la aprobación previa del Presidente.

Referencias

Para obtener más información, favor de referirse a:

• HOP 2.4.1 - Conflictos de interés
• La Oficina de Compliance Support Services en 956-381-2121

Detalles

Esta política se aplica a todos los empleados de la Universidad incluidos los temporales y los trabajadores de tiempo parcial tales como los "work-study" y los "direct wage," así como los asistentes de enseñanza y de investigación.
Relación por sangre:

• Primer grado del empleado incluye su padre, su madre, su hijo y su hija

• Segundo grado del empleado incluye su hermano, su hermana, su abuelo, su abuela, su nieto y su nieta

• Tercer grado del empleado incluye su tío, su tía (que es un hermano o hermana de su padre), su sobrino o su sobrina (que es hijo de su hermano o su hermana), su bisabuelo, su bisabuela, su gran nieto y su gran nieta 

Relación por matrimonio:

• Primer grado del empleado incluye su cónyuge, así como el cónyuge su padre, su madre, su hijo y su hija.
• Segundo grado del empleado incluye el cónyuge de su hermano, su hermana, su abuelo, su abuela, su nieto, y su nieta.

Preguntas y Respuestas

P1 - Soy un supervisor y me gustaría contratar a mi hijo por algunos días para ayudar en un proyecto durante el verano. Tomando en cuenta que este trabajo sería de tiempo parcial y sólo por unos pocos días, se puede hacer? R1 – La regla sobre el nepotismo se aplica a todos los puestos de trabajo: a tiempo parcial o tiempo completo, así como permanente o temporal. Contratar a su hijo, por lo tanto, requiere aprobación de la Oficina del Presidente. P2 - Soy jefe de departamento y el Presidente aprobó la contratación de mi cónyuge a trabajar para la Universidad. ¿Puedo supervisar a mi cónyuge o evaluar su desempeño laboral?

R2 – No.  La regla sobre el nepotismo dice que ningún empleado puede ni supervisar a su familiar ni participar en decisiones tales como nombramiento, sueldo, promoción, etc.  

Referencias

Para obtener más información, favor de referirse a: 

• HOP 4.1.1 Nepotismo
• A la Oficina de Recursos Humanos en el (956) 381-2551
• http://www.utsystem.edu/bor/rules.htm
  (Serie 30000, Reglas de los Regentes sobre el nepotismo)
   

Detalles
Alimentación, transporte, alojamiento, entretenimiento

• De los prestamistas de préstamos estudiantiles – se puede aceptar sólo si el valor es inferior a $ 25.
• De los demás, se puede aceptar, independientemente de la cantidad siempre cuando el empleado es un invitado de un donante que está presente en la función.

Crédito de programas para viajeros frecuentes- millas con aerolineas, descuentos de hotel, etc,

• Se pueden aceptar.

Honorarios

• Los empleados no podrán aceptar honorarios por participar en un evento al cual hayan sido invitado solo por su posición en a Universidad.

• Los empleados pueden aceptar un regalo de valor muy mínima, como la placa o una taza de café.
• Otros cuestiones no monetarios

• De los prestamistas de préstamos estudiantiles-puede aceptar sólo si el valor es inferior a $ 25.
• De los demás - puede aceptar sólo si el valor es inferior a $ 50.

Preguntas y Respuestas

P1 - Asistí a una conferencia auspiciado por un proveedor de la Universidad.  Todos que asistieron recibieron una etiqueta para un sorteo, y yo salí ganador de un certificado de regalos.  ¿Esta bien quedarme con este certificado?  Parte de mi trabajo es participar en decisiones que tiene que ver con la compra de equipo del tipo que vende este proveedor.

R1 – No sería apropiado aceptar este certificado de regalos.  El certificado en su esencia vale igual como el efectivo regalado por un proveedor con el cual hace negocios la Universidad.  Aceptar el certificado podría verse como una influencia indebida sobre el cumplimiento de sus deberes laborales; los empleados de la Universidad tienen que evitar la posibilidad de tales influencias.

Referencias

Para obtener más información, favor de referirse a:

• HOP 2.4.2 Conflictos de Interés
• http://www.ethics.state.tx.us/guides/G03o&e.htm#The20%
• Código Penal de Texas 39.02 - Crédito de programas para viajeros frecuentes

Detalles 

Existen algunas excepciones, por ejemplo, el uso incidental de correo electrónico, el Internet, o el uso de un teléfono para una llamada local, a condición de que:

• El uso cumple con las políticas aplicables, y
• No da lugar a costos adicionales para la Universidad

Estas excepciones no incluyen:

• El uso de las computadoras de la universidad  y la red para accesar la pornografía o  entretenimiento tipo "pay-for-view."

Preguntas y Respuestas
  

P1 - Yo soy un voluntario para el United Way de San Antonio. ¿Puedo utilizar mi computadora en la Universidad y la copiadora para producir materiales para el United Way?

R1 – No. La Universidad alienta la participación de los empleados con organizaciones que beneficien a la comunidad, pero los recursos de UTPA no se pueden usar para estos fines.  

P2 - Estoy involucrado con diversas sociedades profesionales y uso el correo electrónico de la Universidad para comunicarme con ellas. ¿Se permite esto?

R2 - Sí, siempre y cuando las sociedades profesionales tengan relación con su trabajo en la Universidad. Recuerde que el uso de las computadoras y la red de la Universidad esta limitado a propósitos directamente relacionadas con sus funciones educativas, investigativas, institucionales y administrativas.

Referencias

Para obtener más información, favor de referirse a:
 

HOP 8.1.1 – Uso de la propiedad de la Universidad

Detalles

Una aprobación previa para otros empleos fuera de la universidad es necesaria:

• Para todo empleado de tiempo completo (o de 9 o de 12 meses)
• Si el otro empleo va a generar un sueldo u otra recompensa regular.

Una descripción de la naturaleza y el alcance de tal empleo debe someterse a la Vicepresidente apropiado para su aprobación.

Preguntas y Respuestas

P1-¿Puedo trabajar para una tienda local en un horario no en conflicto con mi horario normal en UTPA? R1 - Posiblemente. Trabajar para una tienda local probablemente no representa un conflicto de interés. Debe de aprobarse por su Vicepresidente como se indica en el HOP 4.13.1, antes de aceptar cualquier empleo fuera de la Universidad.

P2 - Uno de nuestros proveedores pidió que hiciera cargo de su contabilidad los fines de semana. ¿Hay algo malo con esto?

R2 - Sí. Usted no puede aceptar otro empleo fuera de la Universidad con cualquier empresa que tiene negocios con UTPA. Si hay duda, consulte con su supervisor o la Oficina de Recursos Humanos al (956) 381-2551.

Referencias

Para obtener más información, favor de referirse a:

• HOP 4.13.1 Otros empleos fuera de la Universidad

Detalles

Servicio a juntas directivas de otras organizaciones pueden llevarse a cabo durante la jornada de trabajo de la Universidad:

• Si el servicio es una extensión de una de las responsabilidades del trabajo o
• En caso de servicio no compensado para juntas no religiosas, si después de que el compromiso de tiempo se haya recibido un evalúo completo y aprobación previa. 

Todo servicio en juntas donde los miembros reciben una compensación, y todo servicio a juntas religiosas, deben de realizarse por el empleado en su propio tiempo o, si se realiza durante la jornada laboral, registrarse como ausencia de la Universidad.

Preguntas y Respuestas

P1 - Mi organización profesional me pidió servir como miembro de la junta directiva sin compensación. ¿Es esto permitido?

R1 – Si se haya aprobado debidamente antes de empezar a servir, sí. En este caso el tiempo dedicado a servir en una junta directiva no religiosa y sin compensación (aparte de reembolso normal de gastos) se considera como servicio a la Universidad – se puede hacer durante su jornada laboral normal.

P2 – Una agencia sin fines de lucro me pidió servir como miembro de la junta directiva. Mi servicio será compensado. ¿Es esto permitido?

R2 - Si se haya aprobado debidamente antes de empezar a servir, sí. Sin embargo, si el servicio se realice durante su jornada normal de trabajo, hay que hacerlo en ausencias autorizadas y registradas en su tarjeta de tiempo - como vacaciones, tiempo compensatorio, etc.  

Referencias

Para obtener más información, favor de referirse a:

• HOP 4.13.1 – Servicio en juntas directivas.

Detalles
Los empleados de UTPA podrán participar en actividades políticas sólo si:

• No se realizan durante las horas de trabajo
• No interfieren con sus responsabilidades laborales
• No se usan los recursos de la Universidad como  equipo, suministros, servicios, etc.
• No intente coaccionar a los profesores, el personal o los estudiantes a participar en la actividad
• No impliquen la Universidad en la política partidista

Preguntas y Respuestas

P1 - Mi vecino es candidato en una elección local.   ¿Puedo llevarlo a UTPA para conocer a mis compañeros de trabajo en mi oficina?

R1 – No. No es apropiado participar en actividades políticas durante la jornada de trabajar, ni en el campo de la Universidad, ni en cualquier otra manera que involucra a la Universidad en la política partidista.

Referencias

Para obtener más información, favor de referirse a:

• HOP 4.13.1 – la Sección C 10 trata a las actividades políticas

Detalles

Ayudantes de Instrucción y otros empleados de instrucción de grado menor al de un instructor, podrán aceptar pago de los estudiantes por instrucción fuera de clase.

• pero sólo en cursos o secciones de los cursos a los que no estén asignados para enseñar.
• se require aprobación previa por escrito del "Chair" del departamento y el "Dean" del colegio en estos casos.

Preguntas y Respuestas

P1 - Como un miembro de la facultad en la Universidad me gustaría cobrarles a los estudiantes por unas hojas de material de estudio.  ¿Esta bien esto?

R1 – No. Miembros de la facultad no podrán cobrarles ninguna cuota a los estudiantes.

Referencias

Para obtener más información, favor de referirse a:

• HOP 6.7.4 Aceptación de dinero de los estudiantes

Detalles
Una decisión de usar materiales de instrucción cuando un miembro de la facultad es el autor requiere la siguiente aprobación: 

• La facultad del departamento
• "Dean" del colegio
• Provost/Vicepresidente de Asuntos Académicos
• Presidente

Una propuesta para usar tal material se indicará el costo a los estudiantes y la ganancia para el autor/miembro de la facultad.  

Preguntas y Respuestas

P1- A través de los años he desarrollado un juego de

notas muy eficaz para uno de los cursos que enseño. ¿Puedo utilizarlo en mis cursos?

R1 - Si va a ser un texto requerido, o si será vendido a los estudiantes, será necesaria la previa aprobación de todos los indicados arriba, hasta el Presidente.

Referencias

Para obtener más información, favor de referirse a:
 

HOP 6.7.5 Libros de texto y otros materiales prescritos para uso de estudiantes

Detalles

Solicitud para el uso de bebidas alcohólicas

• Se requiere para todos los eventos en la Universidad donde se sirve alcohol.
• La solicitud se somete 10 días antes del evento a la Oficina de Vida Estudiantil y Servicios de Transición.
• Requiere la aprobación del Presidente.

Armas prohibidas incluyen todas las armas de fuego, explosivos, puños de acero, navajas de muelle, cuchillos con hojas de más de 5,5 pulgadas de largo.

Excepción – Están permitidos los pequeños dispensadores de químicos defensivos, tales como gas spray pimienta, que se venden comercialmente para protección personal.

Preguntas y Respuestas

P1 – Vi en el estacionamiento a uno de mis compañeros de trabajo vender drogas a otros empleados. ¿Qué debo hacer?

R1 – Infórmele inmediatamente al Departamento de la Policía de la Universidad en la extensión 911 (desde cualquier teléfono en la Universidad) o 956-316-7151 (desde un teléfono celular o desde un teléfono no de la Universidad)
  

P2 - ¿Está bien tener una bebida alcohólica durante mi hora del almuerzo, mientras que fuera del campus?
  
R2 - Los empleados no pueden presentarse al trabajo bajo la influencia de drogas o alcohol.  No debe de estar afectado ni su juicio ni cualquier otra característica de su desempeño laboral.
  
Referencias

Para obtener más información, favor de referirse a: 

• HOP 4.8.1 Drogas en el entorno laboral
• HOP 4.9.1 Alcohol
• HOP 8.8.5 Pruebas de drogas y alcohol para empleados transportistas
• http://www.texaspolicecentral.com/title_10.html # CAPITULO% 2046 - Código Penal de Texas Capítulo 46 con respeto a las armas

Detalles

La violencia abarca el comportamiento violento o amenazador que puede incluir pero no se limita a: 

• Asalto físico a una persona: abofetear, golpear, empujar, patear, o amenazar infligir daño corporal;
• Incendio intencional, sabotaje, vandalismo de equipo, dañar o destruir propiedades, tirar o golpear objetos
• Mostrar un arma u otro objeto que parece ser un arma en una manera amenazador, portar un arma de fuego de cualquier tipo en propiedad controlada por la Universidad, o usar un arma para infligir daño corporal
• Intimidar o amenazar por gestos, acoso, "hazing"
• Lenguaje amenazador, hostil, u abusivo dirigido hacia otro persona que comunica una intención de infligir violencia a tal persona, o que conduce a una persona razonable creer que un comportamiento violento puede suceder
• El acecho a otro individuo

Preguntas y Respuestas

P1 – Uno de mis compañeras de trabajo regresó de almorzar con unas contusiones feas en su cara y en sus brazos.  Me dijo que su novio le había golpeado al regresar al trabajo, pero que no se siente tan mal. ¿Qué debo hacer?

R1 – Ya que su compañera de trabajo regresó a la oficina por el momento está en una posición segura, así que ya no es emergencia inmediata.  Sin embargo, puede haber sido víctima de un crimen de violencia.  Llame inmediatamente al Departamento de la Policía de la Universidad en la extensión 911 (desde cualquier teléfono en la Universidad) o 956-316-7151 (desde un teléfono celular o un teléfono fuera de la Universidad)
  
P2 – Pasé por un departamento administrativo para recoger unos documentos que necesitábamos.  Cuando llegué escuché mucha conmoción desde una oficina en el fondo del área – gritos y argumentos enojados fuertes.  No sé quienes fueron.  Me hizo muy incómodo; me dio susto.  Salí sin recoger nada.  ¿Ahora qué hago?
  
R2 – Esta es una situación de emergencia de inmediato.  Llame inmediatamente al Departamento de la Policía de la Universidad en la extensión 911 (desde cualquier teléfono en la Universidad) o 956-316-7151 (desde un teléfono celular o un teléfono fuera de la Universidad)
  
Referencias

Para obtener más información, favor de referirse a: 

• HOP 4.12.1 Actos o Amenazas de Violencia

Detalles

Existen muchos acontecimientos de la vida que pueden comprometer los esfuerzos de un estudiante para salir adelante.

Es importante reconocer las señas de peligro y actuar apropiadamente.

Las señas de peligro incluyen: 

• Comportamiento hostil, amenazante, o acosador
• Comunicaciones de desesperanza, depresión, o suicidio en tareas escritas o intercambios en clase
• Comportamiento perturbador en clase – sobre todo si se repite
• Peticiones repetidas para consideraciones especiales
• Tomar un papel excesivamente dominante en clase
• Reacciones emotivas exageradas y obviamente no apropiadas para una situación
• Cambio en el higiene personal o manera de vestirse
• Detectar abuso de alcohol o drogas
• Cambio drástico en asistencia a trabajo o a clase
• La hiperactividad o hablar muy rápido
• Emocionalismo excesivo – la depresión o la euforia
• Confusión mental – no poder entender direcciones

La oficina del Dean de Estudiantes cuenta con personal entrenado en las siguientes áreas: 

• Manejo de la ira
• Entrenamiento para "peer educador"
• Manejo de crisis
• Mediación
• Abogar para las víctimas del acoso sexual
• Abuso de drogas
• Entrenamiento en la prevención del suicidio "gatekeeper"

Preguntas y Respuestas
  

P1 – Me preocupa uno de mis estudiantes.  De repente empezó a fallar en mi clase.  Vino para ayuda en mis horas de oficina, pero era obvio que algo le preocupaba mucho.  Mientras estuvimos hablando no se estaba acordando lo que hablábamos.  Parecía bien preocupado- entre otras causas, por estar fallando en mi clase.  A mi me preocupa eso también, pero de verdad, puede ser lo menor de sus problemas. ¿Hay alguien en la Universidad que puede ayudarle?

R1 – La primera pregunta para hacerse es si la situación parece ser una emergencia inmediata.  Si le parece ser una emergencia inmediata, llámele al Departamento de Policías de la Universidad.  Si no, llame a 956-292-SAFE (956-292-7233) para hablar con el personal entrenado en la oficina del Dean de Estudiantes.  Le ayudarán a evaluar la situación y a obtener ayuda apropiada para el estudiante.
  
Referencias

Para obtener más información, favor de referirse a: 

• http://portal.utpa.edu/utpa_main/dess_home/counseling_home/counseling_caps
• Llame a la oficina del Dean de Estudiantes en 956-381-2574 o visite en el edificio "University Center" oficina número 109 (en frente de la cafetería)   

Detalles  

Mantenga las áreas de trabajo limpias y organizadas

• no coloque materiales a 18 pulgadas del techo;
• no mantenga materiales combustibles excesivos: grandes volúmenes de libros, cajas de cartón, papeles sueltos, etc.
• Tenga cuidado de las decoraciones para días festivos –utilice únicamente árboles de Navidad artificiales resistentes al fuego.
    

Para obras en caliente - soldar o cortar con antorcha, etc. –

• obtener permisos de obras en caliente del Departament of Environmental Health and Safety

Preguntas y Respuestas

P1- ¿A quién debo llamar si una puerta se encuentra trancada o hay una obstrucción o en un pasillo o en una salida?
  
R1 – Informe al Departament of Environmental Health and Safety en el (956) 381-3690.
  

Referencias

Para obtener información adicional favor de referirse a:

• http://ehs.panam.edu/ - seleccione "Manuales y Políticas" y pulse "Fire and Life Safety" (Department of Environmental Health and Safety - Manual de Seguridad, sección "Fire and Life Safety")

Detalles

Los responsables de cada edificio y los asistentes de evacuación desempeñan un papel importante en caso de  emergencia. Sus responsabilidades incluyen:

• Activación de alarma, si fuera necesario
• Coordinación con personal de emergencia
• Coordinación de una evacuación ordenada
• Hacer informes de situaciones riesgosas para incendios
    

Los responsables de cada edificio y los asistentes de evacuación vestirán chalecos naranjados para ser identificados con facilidad.

Individuos con las siguientes discapacidades deberán establecer un sistema de compañerismo para asegurar la ayuda necesaria en caso de emergencia:

• Visual
• Auditivo
• Movilidad  

Preguntas y Respuestas
   

P1 - ¿Pueden los empleados seguir trabajando en su oficina si saben que un simulacro de incendio se llevará a cabo?
  
R1 – No.  Todos los empleados están obligados a evacuar sus oficinas y edificios durante los simulacros de incendio.
    

Referencias

http://ehs.panam.edu/ - seleccione "Emergency Response" y pulse "Building Evacuation Guidelines" (Department of Environmental Health and Safety - Guía de Evacuación)

Detalles   

Empleados quienes conducen en México deberán ponerse en contacto con el Department of Environmental Health and Safety para arreglar un seguro adecuado.
  

Preguntas y Respuestas

P1 - En viajes de instrucción el supervisor constantemente lleva de 12 a 15 pasajeros en la camioneta. Creo que esto está en contra de la política de la universidad. ¿A quién debo informar?
  
R1 - Póngase en contacto con el Department of Environmental Health and Safety en el (956) 381-3690.
   

Referencias

Para obtener información adicional favor de referirse a:

• HOP 5.6.3 Viajes con Estudiantes
• HOP 8.8.5 Pruebas de drogas y alcohol para empleados transportistas
• UTS157 - Seguros de Automóviles; Requisitos generales para la utilización de vehículos http://www.utsystem.edu/policy/policies/uts157.html

Detalles

Los siguientes manuales de seguridad muestran cómo reducir las lesiones y están disponibles a través del sitio de web del Department of Environmental Health and Safety: 

• Campus manual de seguridad
• Manual de seguridad radiológica
• Manual de protección respiratoria
• Manual de estrés térmico
• Manual de seguridad de laboratorio
• Manual de Seguridad de láser
    

Preguntas y Respuestas

P1 - Accidentalmente corté mi dedo con un cortador de papel y lo más probable es que voy a necesitar puntos de sutura. ¿Tengo que informárselo en alguna parte?
  
R1 - Sí. Usted siempre debe informarle a su supervisor de cualquier lesión ocasionado en el trabajo, no importa cuán pequeña.  Su supervisor se pondrá en contacto con el Department of Environmental Health and Safety en el 956-381-3690. Le guiarán a completar las formas necesarias de Workmen's Compensation.

P2 - Un compañero de trabajo constantemente trabaja en el laboratorio, sin utilizar el equipo adecuado de protección personal. Me preocupa por su seguridad, y también de aquellos que trabajan a su alrededor. ¿Qué debo hacer?
  
R2 – Póngase en contacto de inmediato con el Department of Environmental Health and Safety en el (956) 381-3690. Ellos se encargarán de investigar el incidente.
  
Referencias

Para obtener información adicional favor de referirse a:

• http://ehs.panam.edu/ - seleccione "Manuales y Políticas" Department of Environmental Health and Safety – Safety Manuals

Detalles   

Resultan fuertes multas si se encuentran residuos ilegales:

• en ensayos regulares del alcantarillado de la Universidad
• adentro o alrededor de los desagües pluviales.
    

Estas áreas son probadas por las autoridades ambientales.
  
Preguntas y Respuestas

P1 – Al caminar por el campo Universitario vi a una obra de construcción donde un trabajador estaba vertiendo la pintura y el diluyente sobre el terreno.  Tarde o temprano este residuo pasará por un drenaje. ¿Es esto una preocupación?
  
R1 - Sí. Por favor, póngase en contacto de inmediato con el Department of Environmental Health and Safety en el (956) 381-3690.
  

Referencias

Para cuestiones acerca de la protección del medio ambiente póngase en contacto con el Department of Environmental Health and Safety en el (956) 381-3690.

Para obtener información adicional favor de referirse a:

• http://ehs.panam.edu/ - seleccione "Manuales y Políticas"

• Campus manual de seguridad
• Manual de seguridad radiológica
• Manual de seguridad de laboratorio

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Partidas principales del documento "La Delegación de Autoridad"

• Donativos, aplicaciones de recaudación de fondos, y la Fundación Welch
• Contratos, órdenes de compra, pedidos de compra, y acuerdos
• Ofertas de empleo para miembros de la facultad; memorandos de contratación
• Puestos (Titular Singular)
• Las revisiones de presupuesto
• Viajar
• Comités y consejos
• Otros/misceláneos

 
El documento "La Delegación de Autoridad" es un documento vivo.

• Sugerencias para cambiarlo debe dirigirse a su Vicepresidente y / o a la Oficina del Presidente.
    

Preguntas y Respuestas   

P1 - A veces puede ser realmente difícil averiguar cómo hacer las cosas que son un poco inusuales, como por ejemplo cambiar las responsabilidades de un puesto o entrar en un acuerdo de afiliación para uno de nuestros programas. ¿Hay un lugar fácil para aprender lo que hay que hacer en estos casos?
  
R1 - Un buen lugar para comenzar es el documento "La Delegación de Autoridad."

Referencias

Para obtener información adicional favor de referirse a:

• El documento "La Delegación de Autoridad" publicado en http://www.utsystem.edu/ogc/contracts/delegation.htm

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Mantener la autenticidad de las firmas en documentos  electrónicos requiere que todos no compartan con otros las contraseñas de acceso.

Compartir las contraseñas de acceso es aun más crítico  con sistemas de flujo de trabajo electrónico y  firmas electrónicas.

Los empleados son individualmente responsables de cualquier abuso de sus contraseñas de acceso si la comparten.
 

Preguntas y Respuestas

P1 - Sometí mi Tarjeta de Tiempo electrónica pero olvidé registrar ocho horas de ausencia por enfermedad. ¿Qué se debe hacer para corregirlo?
  
R1 - Usted está en lo correcto de que se debe de corregir. Si el procesamiento de su Tarjeta en Oracle ya se completó, entonces usted debería ponerse en contacto con el Departamento de Nóminas para hacer la corrección.

Referencias

Para obtener información adicional, favor de referirse a:

• http://www.utsystem.edu/policy/policies/uts118.html - habla de la política en caso de actividad fraudulenta con respecto a propiedad de la Universidad. Los registros de la Universidad son tal propiedad)

• HOP 8.9.1, la Sección E 2 - Contraseñas

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Números de la Seguridad Social - UTS 165 Procedimiento Sección 10 tiene la intención de reducir al mínimo el uso y la colección de números de seguridad social en los trámites de la Universidad.

Sección de procedimiento número 10.2.1 requiere que al pedirle a un individuo divulgar su número de la seguridad social por primera vez a la Universidad, que debe de recibir un aviso que describe, entre otras cosas, cómo se va a utilizar su número.

Cualquier divulgación del número a otros en la Universidad debe estar consistente con el uso descrito en el aviso, además de ser necesario para adelantar un propósito institucional apropiado.
  
FERPA - La Universidad no puede permitir el acceso o la divulgación de información personalmente identificable contenida en los registros educacionales de estudiantes sin el consentimiento por escrito del estudiante.
   

Hay algunas excepciones donde el consentimiento por escrito del estudiante no se requiere - en general se trata de divulgaciones a otros empleados de la Universidad y otros de conformidad con un propósito educativo.

Las comunicaciones acerca de preocupaciones para el bienestar de estudiantes, o con la oficina del Dean de Estudiantes o con el Departamento de Policía, se permiten específicamente.

HIPPA - HIPPA restringe la divulgación de la información identificable de una persona acerca de asuntos médicos que se obtiene al prestarle atención  médica.  La divulgación se restringe a los proveedores de servicios médicos y las compañías de seguros que los pagan.
   

La divulgación a terceros requiere la autorización del paciente.

NOTA-Cuando la Universidad proporciona servicios médicos a los estudiantes, los registros son controlados por FERPA en lugar de HIPPA. Por lo tanto, las restricciones en virtud de HIPPA que se aplica a la Universidad se limitan a las actividades que ofrecen los servicios médicos a no-estudiantes. Esto incluye la capacitación en enfermería y campos médicos similares.

Ley de Información Pública en Texas - Esta ley abre al público muchos registros de la Universidad, pero  también define una serie de excepciones específicas.

Todas las solicitudes para el acceso a los registros institucionales por miembros del público deben someterse por escrito a la Oficina del Vicepresidente de Asuntos de Negocios. Otras oficinas que reciben una solicitud por escrito deberá comunicárselo  de inmediato a esta oficina.

Si una interpretación de la ley es necesaria, tiene que ser revisada por la oficina del Consejero General en UT System para luego someterse para la decisión del  Attorney General del estado. El límite de tiempo para completar todo el proceso es de 10 días; así que apurarse es de suma importancia.
  
Preguntas y Respuestas

P1 - Recibí una llamada telefónica de una mujer que pidió que le enviara copia de toda la correspondencia que nuestra oficina había enviado a un político. ¿Debo hacer las copias y enviárselas?
  
R1 – No. Esto se considera una solicitud de información pública. Hay que avisarles a personal que presentan tal petición verbalmente que la someten por escrito a la Oficina del Vicepresident de Asuntos de Administración. Toda solicitud de información pública debe someterse por escrito.

Referencias

Para obtener información adicional, favor de referirse a:

• UTS 165 Sección 10 - números de la seguridad social
• HOP 5.2.3 - FERPA
• HOP 4.5.1 – La ley de información pública  

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El Programa de Retención de Documentos de la Universidad se aplica a copias oficiales de cada registro.
  
Copias en dúplica y copias no oficiales de conveniencia deben ser destruidos cuando dejen de ser útiles y siempre antes de la fecha programada para la destrucción de las copias oficiales correspondientes

Preguntas y Respuestas

P1 - Mi oficina tiene varias cajas de archivos de correspondencia que queremos tirar.  He oído que la Universidad tiene una política acerca de la retención de documentos. ¿Qué debo hacer?
  
R1 – El Programa de Retención de Documentos de la Universidad debe seguirse por todos los empleados. Los documentos de cada departamento deben de poder encontrarse en este programa donde está definido el momento adecuado para destruir los registros, tanto electrónicos como los en papel. El Programa de Retención de Documentos puede encontrarse en: http://dba.utpa.edu/guides/Certified_Retention_Schedule.pdf

Referencias   

Para obtener información adicional, favor de referirse a:

• HOP 4.4.1 Retención de documentos
• UTPA Records Management Handbook
• UTPA Records Retention Schedule
• UTPA Record Disposition Form